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Organizando seu espaço com 5S, uma forma inteligente de ser e agir!

Organizando seu espaço com 5S, uma forma inteligente de ser e agir!

Por Miguel Brito

O QUE É 5S?

5S representam cinco palavras japonesas que começam com a letra S e representam uma filosofia de administração Japonesa, criada após a 2 guerra mundial, com o intuito de evitar o desperdício e maximizar os recursos existentes.

A filosofia dos 5S busca promover, através da consciência e responsabilidade de todos, a disciplina, segurança e produtividade no ambiente de trabalho.

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Seiri é o senso de utilização, se refere a evitar o que for desnecessário, ao separar aquilo que realmente é necessário para o trabalho, daquilo que é supérfluo, ou desnecessário, passando-o para outros que possam fazer uso dele, ou simplesmente descartando. Conseguimos dessa forma melhorar a arrumação e dar lugar ao novo.

Seiton é o senso de organização e significa em deixar tudo em ordem, literalmente arrumar tudo, deixar as coisas arrumadas e em seu devido lugar para que sempre que seja possível encontra-las facilmente, evita-se assim perda de tempo e energia.

Seiso é o senso de limpeza . Depois que tira tudo o que não precisa e deixa tudo em ordem, é preciso limpar.

Seiketsu é o senso de saúde e higiene. Não adianta manter o local de trabalho limpo, se não cuidarmos da nossa saúde e higiene pessoal também.

Shitsuke é o senso de autodisciplina. Este conceito é um pouco mais abrangente do que o significado ao qual estamos acostumados. Ele se refere também ao caráter do indivíduo que deve ser honrado, educado e manter bons hábitos.

O 5s é um sistema em que os sensos se comunicam!

No 5S existem o que chamamos de fatores que são os 5 grandes segmentos do nosso dia a dia que precisamos cuidar para assegurar a qualidade de vida, dos produtos e dos serviços.

São eles: #ambiente, #pessoas, #equipamentos, #materiais, e #medidas.

COMO APLICAR OS 5S?

Respondendo simples perguntas relacionadas aos 5S você conseguirá ver o que precisa ser mudado para melhorar em todos os ângulos o seu negócio.

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AMBIENTE

Como está o ambiente do seu espaço?

Visual

– A decoração ainda está atual?
– A pintura das paredes, como está?
– Pisos quebrados?
– Portas e janelas, como estão?
– Já olhou para o teto? Está em bom estado com todas as lâmpadas funcionando?
– Móveis em bom estado e com boa aparência?
– Tem ar condicionado ou ventilador? Estão limpos sem pó e sem ruídos?
-Toaletes usáveis, limpos, completos com cestas de lixo, sabonete e papel?
– Todos os itens do seu ambiente estão limpos e com ótima aparência?

Conforto

– Cadeiras e estofados, qual o estado?
– Água e café, estão em condições de consumo?
– Oferece na recepção revistas e jornais atualizados?
– Tem som ambiente agradável?
– A tv está sintonizada em canal de entretenimento? Evite canal de noticias e desgraças.
– Tem internet? Se tiver disponibilize a senha do Wifi para os seus clientes.
– Temperatura do espaço, como está?
– Utiliza aromas agradáveis?

Itens extras de conforto

– Tem estacionamento? Tem manobrista? Está tudo em perfeito funcionamento?
– Oferece algo para degustar antes do tratamento além de água e café?
– Oferece um ritual de boas vindas como por exemplo: spa dos pés, massagem nas mãos e etc?
– Oferece itens de uso pessoal como roupão, chinelos e itens como lingeries descartáveis? Estão em ótimo estado?

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PESSOAS

Simpatia

– Como você trata seus clientes?
– Como você trata as pessoas que trabalham com você?
– Você sorri ao receber seus clientes?
– Conversa sempre falando muito alto?
– São observadas todas as regras de cortesia e educação?
– E as pessoas que trabalham com você, são simpáticas e educadas?

Competências

– Você e as pessoas que trabalham com você conseguem realizar todas as tarefas para as quais são designadas?
– Você programa as suas atividades e dos seus colaboradores?
– Você conhece os objetivos de quem trabalha com você ? Os seus são claros?

Pontualidade

– Você e as pessoas que trabalham com você são pontuais?
– Os horários dos clientes são respeitados?
– Se um cliente atrasa além do permitido, como você contorna essa situação?
– Explica adequadamente ao cliente as politicas de atraso?

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EQUIPAMENTOS

– Os seus equipamentos são atualizados?
– Como está a conservação dos seus equipamentos, estão desgastados? Sempre os leva para manutenção?
– Os equipamentos estão limpos dentro das normas de higiene e segurança?
– Você já parou para fazer a conta do ROI, retorno sobre investimento dos seus equipamentos?

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MATERIAIS E PRODUTOS

– Como estão os materiais e produtos no seu espaço?
– Estoque é suficiente para que não falte nada que possa gerar frustração em seus clientes?
– Você faz uma relação de materiais e produtos para evitar furto?
– Já se certificou da validade de todos os materiais e produtos que tem em estoque.
– Os materiais e produtos estão estocados em locais adequados?
– Todos os materiais são manipulados da forma correta? Seus funcionários sabem disso? Você fez um manual de normas e procedimentos? É um bom exercício para colocar em prática os seus conhecimentos.

MÉTODOS

Como são os métodos usados no seu espaço?

Atendimento

Os seus métodos de atendimento estão escritos? Mesmo que você atenda sozinho, escreva de que forma você gostaria de atender os seus clientes, e procure seguir a sua própria cartilha. Certifique-se de que o que você escreveu é a forma adequada de atendimento. Para tirar duvidas visite concorrentes seus!

Analise o que gosta e o que não gosta, e anote. Ah! E isso chama-se Benchmarking. Não se esqueça, não existe perfeição, mas a excelência existe! Tenha um atendimento de excelência!

Tem funcionários?

– Como faz a reciclagem de seus funcionários?
– E o treinamento de novos funcionários, como é feito?
– Você incentiva seus funcionários?
– Você trata bem e elogia seus funcionários?
– Você costuma fazer reuniões para informar, avaliar, incentivar e instruir seus funcionários?
– Você escuta seus funcionários? Pergunta a opinião deles e avalia?
– Existe uma cartilha de normas e procedimentos? Faça uma cartilha que se enquadre dentro das normas trabalhistas, estabeleça competências e responsabilidades para cada um dos seus funcionários. É interessante que todos assinem, pois mais tarde pode ser um documento que venha ajudar se houver algum processo trabalhista ou caso necessite para outro fim.

E os procedimentos de higienização e esterilização?

autoclaveVocê faz esses procedimentos adequadamente dentro das normas e da lei? Caso sejam os seus funcionários que fazem este procedimento, você tem o costume de supervisionar essas tarefas?

Esse é um item muito importante que coloca em risco a sua saúde e também dos seus clientes e funcionários.

DICA: Saiba mais sobre biossegurança em estética, clique aqui – Normas e cuidados com o profissional e com o local de trabalho.

MEDIDAS

– Você tem certeza que as medidas que usa nos seus materiais são as corretas, os seus funcionários também sabem?
– Água, Energia e Gás –Existe uma conscientização para combater o desperdício. Existe algum manual, cartilha que normatize o uso no seu espaço.
– Você conhece as reais necessidade de consumo do seu espaço, para que possa ter um parâmetro de como evitar o desperdício? Se não sabe chame um profissional e questione se o seu consumo está adequado. Você pode se deparar com algum vazamento, fuga de energia, etc.
– Faça uma checagem periódica no imóvel para prevenção de desperdício.

Alguns itens extras que pode ser interessante dependendo como for seu espaço e o que você oferece:

– Existe algum tipo de segurança contra roubo? Alarmes, câmeras e etc.
– Você fez algum seguro do local contra incêndio, vazamento, aparelhos queimados devido a queda de energia ou outros fatores e etc?
– Existe extintores de incêndio, sensores de incendio e etc?

Pronto, já pontuou todos esses fatores?

Elabore um relatório para você poder traçar um Plano de Ação e identificar:

checklist_5s1 – Por onde começar?

Não tente concertar tudo de uma vez, pois vai se atrapalhar e você não pode parar a sua atividade. Responda as perguntas apresentadas neste artigo e comece pelo que esta lhe causando mais prejuízo, ou seja, onde você está perdendo mais dinheiro, seja pela evasão de clientes ou através do desperdício.

2 – Enumere as ações que vai fazer para cada um dos fatores

– Veja os itens de maior prioridade e vá realizando cada etapa.
– Realizar melhorias simples, do tipo “ver” e “agir”
– Não deixe tarefas acumularem
– Estimule e oriente os funcionários

3- Caso tenha funcionários

Escolha um ou alguns de sua confiança e peça a ajuda deles, envolva-os no processo. Dependendo do tamanho do seu negócio, crie equipes responsáveis por cada senso.

Conclusão

– Existe um sistema de colaboração entre os sensos!
– Executando bem um deles facilita a execução do outro
– Tem 3 sensos de ação, um de padronização, e um de responsabilidade!

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SOBRE O AUTOR

Miguel Brito

Engenheiro Naval – Instituto Superior Técnico de Lisboa Marketing – Universidade Paulista Empresário especialista em Publicidade Digital, Marketing de Afiliação, Redes Sociais e ferramentas na área digital. Founder – Marketing by Email (www.marketingbyemail.com.br) Co-founder – Iddeas (www.iddeas.com.br)

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